Internet au boulot : 5 bonnes pratiques

Il est évident qu’internet est depuis bien longtemps un outil indispensable pour la plupart de ceux qui ont un travail de bureau (sans parler de ceux qui l’utilisent de manière nomade). Que ce soit de la simple recherche d’information, des échanges par mail entre clients et fournisseurs jusqu’aux transferts sensibles de données.

Les utilisations sont nombreuses et multiples, chacun y trouve son compte au point de ne même plus imaginer ce que pourrait être de travailler sans le net !

Le problème vient quand une structure grandi, comme l’agence pour laquelle je travaille où nous comptons à ce jour plus de 35 personnes. Autant de connexions quasi permanentes à internet avec des utilisations plus ou moins fortes, plus ou moins répétées et plus ou moins… nécessaires.

Le nombre d’utilisations augmente mais la bande passante(1) reste la même (mais devrait être suffisante malgré le nombre). Tout le monde constate que la navigation sur internet est de plus en plus lente. Mais bien plus gênant, cela pénalise le studio web qui a un besoin primordial du net pour effectuer des tests et recettes de développement pour nos clients.

Il a donc fallu sensibiliser en interne sur le fait qu’internet pour tous est une chose, mais qu’il fallait y instaurer quelques bonnes pratiques afin de ne pas nuire à l’efficacité et productivité de chacun. Car si il est assez facile de comprendre que regarder une vidéo sur le net, cela occupe de la bande passante. Cela l’est beaucoup moins quand on sait que certains laissent leur navigateur ouvert toute la journée avec des multiples onglets actifs (Netvibes, Yahoo mail, Gmail, FaceBook…).

Voici donc une liste non exhaustive de bonnes pratiques du net en entreprise :

• Ne laisser le navigateur ouvert sur des sites de messagerie (Yahoo mail, Gmail, Windows Live…) , aggrégateurs de contenu et gestionnaires de Widget (Netvibes, Google Reader…) ou sites communautaires (Facebook, MySpace…) que durant le temps de la consultation. Si vous laissez tourner le navigateur avec ces sites, ils vont régulièrement rafraichir le contenu que vous n’allez même pas lire sur l’instant. Ce sont des transferts réguliers qui monopolisent de la bande passante inutilement.
• Utiliser des plugins, addons, pour être informé de nouveaux mails ou messages. Très pratique, il en existe de nombreux pour les navigateurs comme Gmail Manager que j’utilise pour Firefox. Il suffit de les paramétrer pour qu’ils relèvent les entêtes de vos nouveaux courriers toutes les 30mn par exemple.
• Favoriser le “partage écran” quand cela est possible. Surtout si vous travaillez en “open desk” ou que vous êtes plusieurs dans un même bureau. Au lieu de cliquer chacun sur le lien d’une vidéo que vous venez tous de recevoir par mail, il suffit de l’ouvrir sur un poste pour le partager avec tous ceux qui ont envie ou le temps de la regarder
• Eviter d’envoyer ou transferer en interne des mails avec de grosses pièces jointes. Il est préférable de signaler par mail que tel élément est disponible à tel endroit du réseau interne plutôt que de faire transiter 5 Mo de documents dans en mail en 35 exemplaires.
• Eviter les services de musique en streaming et favoriser l’utilisation de bibliothèque en local ou de lecteurs MP3. Les services à la Deezer et les webradios sont un vértiable fléau dans ce cas (et un très grand plaisir à utiliser chez soi )

Internet n’est pas seulement un luxe, mais bel et bien un outil de travail. C’est à la fois un gain et un manque de productivité, très difficile à jauger. La dérive d’utilisation est très facile, tellement que parfois on se retrouve tel un gamin qui vient de découvrir un nouveau jouet qu’il ne peut pas s’empécher de manipuler. Chaque jour le net apporte son lot de nouveautés, autant de tentations…

(1) Bande passante : cela représente la quantité de données transmise par unité de temps, c’est-à-dire le débit, aussi appelé bande passante.